Gestão Documental para Pequenas Empresas: 7 Boas Práticas Fundamentais

A gestão documental é um componente crucial para o sucesso das pequenas empresas, impactando diretamente na eficiência operacional, segurança da informação, conformidade legal e na capacidade de resposta às demandas do mercado. Neste artigo vamos mergulhar em profundidade nas sete boas práticas fundamentais de gestão documental para pequenas empresas, para você começar a aplicar ainda hoje.

1. Política de Gestão Documental: O Pilar de Sua Estratégia

É essencial entender que uma Política de Gestão Documental clara é a base de qualquer estratégia de gestão de documentos eficaz. Ela estabelece diretrizes precisas para a criação, armazenamento, compartilhamento e descarte de documentos e deve ser aplicada a ambientes analógicos (papel, microfilmes, fitas, etc), híbridos e digitais.

Como documentos mínimos para uma Gestão de Documentos eficaz, podemos citar o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade Documental e o Manual de Gestão da Informação. Para saber mais sobre estes documentos, clique aqui e leia nosso artigo “Tabela de Temporalidade Documental (ou Tabela de Retenção): conceitos e prática”.

2. Digitalização de Documentos: Maximizando a Acessibilidade

A digitalização de documentos não é apenas uma prática moderna de gestão; é uma necessidade. Ao transformar documentos físicos em digitais, você melhora significativamente o acesso e o compartilhamento de informações críticas. As vantagens deste processo incluem a economia de espaço, preservação ambiental e melhoria na eficiência operacional. Mas, atenção: nem todos os documentos de uma empresa precisam obrigatoriamente ser digitalizados.

Os documentos que nascem digitais, chamados nato-digitais, são documentos originais em si. Desta forma, é fundamental garantir sua disponibilidade ao longo do tempo. Para documentos originais em papel, a digitalização pode ou não ser recomendada, a depender do prazo de guarda do documento, do seu valor primário (se possui caráter probatório ou histórico, por exemplo) e da necessidade operacional de acesso àquela informação.

3. Sistemas de Gestão Documental (DMS ou GED): Centralizando a Organização

A implementação de um sistema de gestão documental (DMS) robusto centraliza o armazenamento de documentos e melhora a eficiência na recuperação de informações. É importante escolher um DMS que se alinhe com as necessidades específicas da sua empresa, como pesquisa por palavras-chave, gestão de documentos em diversos formatos (xls, xml, doc, pdf, mp4, entre outros), opções de permissionamento para edição, leitura, e compartilhamento de documentos e, para casos mais específicos, definição de fluxos de trabalho entre a equipe.

Os sistemas de gestão documental possuem objetivos específicos e é comum a oferta de sistemas especializados por área de atuação. Por exemplo, seguradoras e resseguradoras podem contratar sistemas de GED específicos para seus processos de negócio. 

Em pequenas empresas é possível utilizar os recursos de ferramentas colaborativas como GSuite ou Office 365 para realizar a gestão de documentos, principalmente se a empresa possuir os documentos citados no item 1 deste artigo. 

4. Backup e Recuperação de Documentos: Garantindo a Segurança

A segurança dos dados é uma preocupação crescente, e as estratégias de backup e recuperação são fundamentais para proteger os documentos importantes da sua empresa. O backup das informações pode ser feito de diversas formas, principalmente quando se trata de documentos em papel.

Para acervos em papel, podem ser realizados backups ou cópias de segurança em formatos que possuem longa durabilidade, como microfilmes, microformas, fitas DAT. Para documentos e informações digitais, devem ser utilizadas ferramentas (softwares ou hardwares) específicas de backup. 

A recuperação de documentos, seja em seu original ou através de cópias de segurança, é garantida pela indexação atribuída a cada documento. De forma resumida, a indexação é a composição dos índices daquele documento, onde são descritas as palavras-chaves de seu conteúdo, os assuntos abordados e quaisquer indexadores relevantes.

5. Treinamento de Equipe: Promovendo a Conscientização

O treinamento e a conscientização da equipe são cruciais para a eficácia da gestão documental. A implantação de uma cultura efetiva de Gestão da Informação passa por programas de formação contínua, ajuste de processos e ferramentas e manutenção do ambiente tecnológico.

6. Conformidade Legal: Navegando pela Legislação

A conformidade com as leis e regulamentos locais é um aspecto que não pode ser ignorado. Para manter a gestão documental em conformidade, é essencial garantir a conformidade legal em gestão documental, seguindo as regulamentações e leis aplicáveis ao armazenamento e gerenciamento de documentos. Isso inclui entender os requisitos legais específicos para o seu setor e região, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil e as regulamentações setoriais.

Além disso, para pequenas empresas, é importante estabelecer políticas claras de retenção de documentos. Isso envolve determinar quais documentos precisam ser retidos, por quanto tempo e como devem ser descartados quando o período de retenção expirar. Manter registros precisos e atualizados sobre a retenção de documentos é fundamental para garantir a conformidade e evitar problemas legais no futuro.

7. Avaliação e Melhoria Contínua

Para garantir que sua empresa permaneça ágil e eficiente na gestão documental, é essencial incorporar a otimização da gestão documental e a melhoria contínua, especialmente considerando as necessidades específicas das pequenas empresas. Aqui estão três estratégias para avaliar e aprimorar seus sistemas:

• Auditorias periódicas de gestão documental: Realize auditorias regulares para avaliar a eficácia dos seus processos de gestão documental. Identifique áreas de oportunidade, como lacunas de conformidade, redundâncias e ineficiências nos fluxos de trabalho. Isso ajudará a garantir que seus sistemas estejam alinhados com as melhores práticas e requisitos regulatórios.

• Feedback dos colaboradores: Envolver os colaboradores no processo de melhoria contínua da gestão documental é fundamental. Realize pesquisas de satisfação ou workshops para coletar feedback sobre os processos atuais, identificar pontos problemáticos e sugestões de melhorias. Os colaboradores muitas vezes têm insights valiosos sobre como otimizar os fluxos de trabalho e tornar a gestão documental mais eficiente.

• Implementação de tecnologias e automação: Avalie constantemente as tecnologias disponíveis no mercado e como elas podem ser utilizadas para otimizar a gestão documental da sua empresa, como RPA (Robotic Process Automation) por exemplo. Considere a implementação de ferramentas de automação, como sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) ou softwares de fluxo de trabalho, para simplificar e agilizar processos. Busque soluções que sejam escaláveis e acessíveis para as necessidades da sua empresa.

Ao incorporar essas estratégias de avaliação e melhoria contínua, sua empresa poderá manter uma gestão documental eficiente e adaptável, garantindo a agilidade necessária para enfrentar os desafios em constante mudança do ambiente empresarial.