Do caos à organização: como gerenciar seus documentos antes que isto vire um problema

Preciso esclarecer que este artigo é um pouco mais ácido do que o normal, do que os outros artigos que você encontra por aqui no nosso Blog. Mas se você passar pelas situações que descrevi abaixo, garanto que vai entender o motivo. Boa leitura!

Problema: desorganização total

Imagine tentar encontrar um documento importante em uma pilha desorganizada de papéis. Frustrante, né? Além de não achar o que precisa, você provavelmente encontrará cópias de documentos, documentos ilegíveis e documentos que deveriam estar no lixo, e não ocupando espaço dentro da empresa.

E isso acontece também com documentos digitais. Cada pessoa arquiva ou salva os documentos que produz e acessa do seu próprio jeito, com a sua organização e plenamente consciente de que aquilo ali é uma pequena bagunça organizada, que apenas ela mesma entende. São as famosas “pastinhas”, ou seja, as pastas/diretórios de rede (dentro da empresa ou na nuvem) que refletem a organização do usuário ou do gestor de cada área.

Quando a empresa não possui um plano para manter seus documentos organizados, cada gestor irá organizá-los da forma que for mais conveniente para o seu dia-a-dia, sem considerar os aspectos fundamentais de continuidade de negócios. Isso significa dizer que aquela forma de organização provavelmente não atende às legislações às quais a empresa está sujeita e não minimiza os riscos de perda de informações (e outros vários riscos que abordamos aqui no blog…).

Quantas vezes você já precisou de uma informação e ela não estava disponível sem um intérprete, ou aquela pessoa que conseguia navegar pelos diretórios ou até dentro da salinha do arquivo?

Essa dependência do usuário deixa de existir quando são aplicadas técnicas de Gestão de Documentos. E esse assunto não precisa ser cansativo e dispendioso para a empresa.  Na realidade, a médio e longo prazo, a gestão dos documentos se torna uma prática rentável.

Quando tudo está organizado, você não só encontra o que precisa mais rápido mas também protege informações importantes de serem perdidas ou acessadas por quem não deve. Isso significa mais tempo para se concentrar no que realmente importa e menos dor de cabeça com papéis perdidos.

A realidade do dia-a-dia

Quando uma empresa não cuida direito da organização dos seus documentos, vários problemas podem aparecer no dia a dia. Separamos os principais problemas para você marcar um CHECK e entender definitivamente que SIM, sua empresa precisa gerenciar as informações. Vamos lá!

• Perda de Tempo: Sem uma boa organização, os funcionários perdem um tempo precioso procurando documentos. Esse tempo poderia ser melhor aproveitado em atividades que realmente trazem retorno para a empresa.
• Erros e Redundâncias: Se não há um sistema organizado, é fácil acabar com informações duplicadas ou desatualizadas guardadas. Isso pode causar confusão e levar a decisões baseadas em informações erradas.
• Segurança da Informação Comprometida: Sem controles adequados, documentos importantes podem cair nas mãos erradas, comprometendo a segurança de informações críticas da empresa.
• Falhas na Conformidade: Muitas empresas precisam seguir regras estritas sobre como guardar documentos. Se a gestão não está em dia, podem surgir problemas legais, como multas e falta de documentos comprobatórios em processos judiciais, prejudicando a defesa ou o posicionamento da empresa.
• Dificuldades na Tomada de Decisão: Tomar decisões rápidas e corretas depende de ter fácil acesso a informações precisas e atualizadas. Sem isso, tomar a decisão certa pode se tornar um processo lento e complicado.
• Impacto na Continuidade do Negócio: Em caso de problemas grandes, como um desastre natural, pode ser muito difícil recuperar informações importantes rapidamente se não há um bom plano de gestão documental.
• Desorganização Espacial: Sem um plano para lidar com a papelada, o escritório pode acabar cheio de documentos por todos os lados, ocupando espaço e criando um ambiente de trabalho bagunçado. 

E isso também acontece com arquivos digitais, afinal, se a empresa sempre acumular documentos digitais na sua nuvem, sem organização e sem classificação, em determinado momento será impossível encontrar as informações. Além do valor de armazenamento aumentar conforme o espaço (GB ou TB) é consumido.

• Custos Operacionais Elevados: Manter muitos documentos físicos sem uma estratégia eficiente pode acabar custando caro, desde o espaço de armazenamento até a gestão desses documentos. Quem nunca contratou um estagiário para cuidar do arquivo, que atire a primeira pedra!
• Problemas de Colaboração: A falta de um sistema centralizado pode atrapalhar o trabalho em equipe, especialmente em empresas grandes ou que têm várias unidades. Isso pode atrasar projetos que dependem da colaboração de diferentes grupos. Entenda-se sistema como método, podendo ser um software em si ou apenas uma forma de fazer que garanta a gestão eficaz dos documentos.

Organizar bem os documentos não só ajuda a resolver esses problemas, mas também faz a empresa trabalhar de forma mais ágil e eficiente no mercado.

Solução milagrosa ou seu dinheiro de volta

Se você procurar no google como organizar seus documentos e parar de ter problemas com a falta de informação atualizada, provavelmente vai encontrar soluções bem taxativas, que passam desde a digitalização de 100% do seu arquivo físico à implantação compulsória de sistemas de gestão de documentos com mensalidades ou licenças bastante salgadas.

Apenas digitalizando tudo e colocando todo o seu acervo, tanto digital quanto físico, dentro de um sistema será possível organizar seus documentos e começar a extrair informações valiosas dali. Será que essa receita milagrosa realmente funciona?

Cada empresa possui suas particularidades que devem ser respeitadas na hora de desenharmos uma solução de gestão documental.

Não há fórmula mágica ou receita de bolo que possa ser seguida por todas as empresas e maneira uniforme.

Os documentos produzidos ao longo da vida da empresa contam uma história e a depender dessa história determinadas ações devem ou não ser realizadas.

De maneira mais objetiva: uma seguradora que possui propostas de seguro e apólices com duração de 5 ou 10 anos de vigência não pode tratar estes documentos da mesma forma que uma comércio atacadista trata as suas notas fiscais de entrada.

Cada um destes processos foi gerado a partir de uma necessidade da própria empresa e do mercado, e por isso, é regulado de forma distinta. As notas fiscais têm formato de arquivo e temporalidade completamente diferentes das apólices de seguro.

Isto se aplica a grandes, médias e pequenas empresas, que devem entender seu funcionamento e suas necessidades (principalmente de acesso à informação e de conformidade) para desenhar um plano de gestão documental realmente eficaz.

Existem boas práticas que podem ser adicionadas aos processos de gestão e estas são abordadas aqui no Blog em nossos diversos artigos. Mas, infelizmente, este texto é realmente um alerta que te informa e garante que não há solução pronta que se adeque 100% ao seu negócio.

Então, como começar a gestão dos documentos na minha empresa?

Comece do básico bem feito:

1. Identifique seus processos e os documentos que são gerados em cada um deles
2. Classifique esses documentos entre transacionais ou comprobatórios. Os transacionais são aqueles documentos que apoiam o processo e têm valor secundário. Os comprobatórios são os documentos que contém o resultado do processo e por isso precisam ser mantidos por mais tempo. Eles também são insumos para outros processos que ocorram na sequência.
3. Determine uma organização dessas informações e documentos com base nos processos mapeados.
4. Determine uma nomenclatura para cada tipo de documento e/ou processo, que contenha informações básicas sobre o conteúdo do documento. Ainda não estou falando de Tabela de Temporalidade ou Plano de Classificação formais e sim uma estrutura a ser utilizada por toda a empresa, para facilitar a criação, busca e arquivamento de documentos.

Em um exemplo prático, vejamos uma empresa que pretende organizar os documentos do RH. Dentro da área GESTÃO DE PESSOAS há inúmeros processos, que serão traduzidos em diretórios de rede ou pastas/caixas físicas. Em cada um desses processos, os documentos gerados serão organizados de forma a facilitar a busca. Veja o exemplo abaixo:

• GESTÃO DE PESSOAS (área)
  •  RECURSOS HUMANOS (sub-área)
    • GESTÃO DE PESSOAS (processo)
      • RECRUTAMENTO E SELEÇÃO (subprocesso)
        • 2022-01-Analista de TI (atividade)
        • 2022-02-Operador de produção (atividade)
      • TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO
  • DEPARTAMENTO PESSOAL (sub-área)
    • PASTA FUNCIONAL (tipo de documento)
      • • Funcionários ativos (indexador: status da matrícula)
        • • Amanda da Silva
          • Bruno da Silva
          • Caio da Silva
        • Funcionários inativos (indexador: status da matrícula)
          • José da Silva
          • Josefa da Silva
    • FOLHA DE PAGAMENTO (tipo de documento)
      • 2023
      • 2024 (indexador: ano de referência)
        • 01-janeiro (indexador: mês de referência)
        • 02-fevereiro
        • 03-março

Neste exemplo, a organização das informações não segue um padrão único para todo o setor de RECURSOS HUMANOS, pois a utilização e a finalidade dos documentos são diferentes.

A folha de pagamento é um tipo de documento comprobatório, que gera inúmeras obrigações para a empresa e possui uma recorrência mensal. Ou seja, todo mês há um novo conjunto de documentos relativos ao processo de folha de pagamento. Além disso, a consulta a esses documentos é frequente. É um processo contínuo e recorrente. Todas estas características nos levam a montar uma árvore de organização mais granular.

Já em recrutamento e seleção, o processo possui início e fim. Logo, os documentos são gerados e consultados apenas enquanto o processo estiver ativo e, após finalizado, raramente voltarão a ser consultados. O resultado final do processo de recrutamento e seleção pode iniciar um novo processo (o de contratação/admissão) ou não. Estas informações possuem um prazo de guarda curto (de 1 a 2 anos, em média) e são pouco utilizadas. A organização das informações reflete o dia a dia do processo.

Pode parecer um pouco confuso quando lemos estas instruções em um artigo mas, na prática da sua empresa, ao conversar com os colaboradores que executam as tarefas, você verá facilmente a árvore de informações/processos se organizando.

Abaixo você pode consultar alguns artigos importantes para te ajudar ainda mais a organizar seus documentos. Se você precisar de uma orientação mais específica ou um projeto, entre em contato conosco que ficaremos muito felizes em te ajudar.