A transição para o ambiente digital: jornada da transformação digital

Na era digital atual, a transição para o ambiente digital na gestão da informação é uma tendência inegável, apresentando oportunidades únicas e desafios consideráveis. Este artigo aborda as principais vantagens e obstáculos dessa transição, destacando como as organizações podem navegar neste cenário complexo. Além disso, incluímos um FAQ detalhado para responder às perguntas mais comuns sobre este tópico.

No mundo digital, a informação pode ser acessada e compartilhada instantaneamente em escala global. Isso não apenas facilita a colaboração internacional, mas também permite que conhecimentos e descobertas sejam disseminados rapidamente, chegando a públicos antes inalcançáveis. As empresas e instituições que adotam plataformas digitais ampliam significativamente seu alcance, impactando positivamente na educação e na pesquisa global.

A digitalização como solução única: funciona?

A digitalização oferece métodos avançados para a preservação de documentos, que superam os desafios de deterioração física enfrentados por materiais impressos. Implementar soluções de backup e armazenamento digital assegura a integridade de informações importantes a longo prazo, uma prioridade para arquivos, bibliotecas e corporações.

A digitalização se refere à transformação de algo ANALÓGICO para um suporte DIGITAL. E na era da transformação digital, digitalizar é mais do que necessário: é parte obrigatória da transformação.

Mas existem diferenças relevantes nos tipos de digitalização que podem ser utilizados pelas empresas para se tornarem organizações digitais.

Por exemplo, quando consideramos uma empresa que possui grande acervo de documentos em papel e falamos em digitalização, isto significa simplesmente transpor estes documentos para um formato digital, tal como arquivos pdf, imagens como jpg ou png e até mesmo registros de bancos de dados. Essa transposição requer uma identificação desses documentos, seja através de palavras-chave, indexação ou metadados.

Já a digitalização de processos refere-se à migração de um processo que é executado de forma física (ou analógica) para um processo executado de forma digital. É o exemplo da assinatura de documentos: um processo que pode acontecer de forma física, assinando-se o papel, ou digital, com a utilização da assinatura eletrônica.

Ainda assim, a digitalização não é a cura para todos os males na transformação digital. A organização e categorização de todo este conteúdo é fundamental para que essa jornada valha à pena e para que a informação seja encontrada e traga MAIS VALIA para a empresa.

Se uma empresa HOJE não consegue encontrar seus documentos em papel, que estão guardados em um galpão físico dentro de caixas-arquivo, o que nos garante que ela consiga encontrar as informações que precisa APENAS fazendo a digitalização? O que garante é a organização destes documentos, e isto pode se dar de inúmeras formas (inclusive já abordamos este assunto aqui no blog…). 

Podemos dizer que soluções que priorizam a digitalização em detrimento de uma organização inicial dos documentos, informações ou processos, não são soluções de longo prazo. Na maioria das vezes, não funcionam e não geram grande impacto na empresa.

A inteligência artificial na transformação digital

A utilização de ferramentas de IA para classificação e indexação dos documentos digitalizados, sejam eles originalmente em papel ou natos-digitais (ou seja, que já nasceram digitais) seria o melhor dos mundos! 

Mas ainda enfrentamos problemas bem críticos na hora de treinar uma IA ou uma máquina para fazer esta classificação no nosso lugar: principalmente a variedade de documentos e a qualidade do documento original (que se reflete na digitalização desse documento e pode causar variação no padrão da tipologia documental).

Algumas ferramentas já possuem inteligência configurada para o tratamento de determinados documentos, principalmente aqueles que são, em sua maioria, padronizados: documentos de identificação, contas, faturas, extratos, e outros.

Sendo a transformação digital uma meta importante para a maioria das grandes empresas mundiais, é previsível que as ferramentas de gestão de conteúdo incorporem funcionalidades de IA que auxiliem no trato de toda a documentação. E isso será excelente também para as pequenas e médias empresas!

A transformação digital otimiza processos operacionais, tornando a gestão da informação mais eficiente. Ferramentas digitais agilizam a recuperação de dados e melhoram a colaboração entre equipes, economizando tempo e recursos. A chave para a eficiência operacional está na adoção de sistemas de gestão da informação que sejam tanto robustos quanto flexíveis.

Voltando aos processos…

De volta à ideia da transposição dos processos analógicos para um ambiente digital, a palavra de ordem é otimização. A escolha dos processos a serem transformados (assim como de acervos a serem migrados…) deve espelhar a criticidade e prioridade do resultado daquele processo na empresa.

Ou seja, os primeiros processos a serem migrados normalmente são aqueles que podem atrair mais riscos para a companhia. A migração de um processo para o ambiente digital envolve o mapeamento do processo de forma detalhada, incluindo descrição de cada atividade, entradas e saídas de informação, interação com outros processos e possíveis melhorias.

Após este estudo, é necessária a definição de uma ferramenta de workflow, preferencialmente integrada ou que possua gestão de documentos (GED), que se adapte à realidade da empresa nos seus diversos setores e cenários.

A complexidade da jornada de transformação digital de cada empresa é proporcional ao seu tamanho, histórico documental e seus processos. Não há um projeto único que se adapte à todas as empresas, independente do porte. Mas há alguns (poucos) frameworks que podem ser utilizados na implantação de projetos de transformação digital.

Desafios na Transição para o Digital

• Com a digitalização, a segurança cibernética se torna uma preocupação primordial. Proteger dados contra acessos não autorizados, vazamentos e ataques cibernéticos exige investimentos contínuos em tecnologias de segurança e treinamento de pessoal.
• O volume crescente de dados digitais gera desafios significativos em filtrar e gerenciar informações relevantes. Estratégias eficazes de gestão da informação são cruciais para superar a sobrecarga de informação e garantir que decisões sejam baseadas em dados confiáveis e precisos.
• Apesar dos avanços tecnológicos, a disparidade de acesso à tecnologia persiste. Superar essas barreiras e promover a inclusão digital é essencial para garantir que os benefícios da digitalização sejam compartilhados por toda a sociedade.
• A preservação digital enfrenta o desafio da obsolescência tecnológica. Estratégias de migração de dados e emulação de software são necessárias para garantir o acesso contínuo a informações digitais ao longo do tempo.

A transição para o ambiente digital oferece um vasto potencial para transformar a gestão da informação, mas requer atenção cuidadosa aos desafios que acompanham. Abordar esses desafios de forma estratégica e proativa é crucial para aproveitar as oportunidades apresentadas pela era digital.

Abaixo você pode consultar alguns artigos importantes para te ajudar ainda mais a fazer a gestão do conhecimento em sua empresa.

Se você precisar de uma orientação mais específica ou um projeto, entre em contato conosco que ficaremos muito felizes em te ajudar.